Entreprises : quels délais légaux de conservation des documents ?
Photo d'illustration. L'archivage de documents. Pixabay
Dans le quotidien d'une société, de très nombreux documents circulent. Mais combien de temps doivent-ils être conservés ?
Qu’il s’agisse de contrats, de factures ou d’autres livres de comptabilité, une société peut vite crouler sous les documents.
Combien de temps les garder ? Voici les chiffres utiles si vous souhaitez organiser votre gain de place dans vos boites à archives.
La durée légale de conservation selon le type de documents
Documents relatifs à la fiscalité
“Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […]”, nous indique le Livre des procédures fiscales (art. L102B).
Sont ainsi concernés par ce délai de six années : l’impôt sur le revenu, sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC), impôts directs locaux, cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), sur la valeur ajoutée (TVA),…
Pièces comptables
Livres, registres, pièces justificatives doivent l’être pendant dix ans.
Documents civils, commerciaux
Tout contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale, mais aussi tous les documents bancaires et établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
Trois ans est la date légale concernant les déclarations en douane.
Pour tout ce qui est factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales (comme des bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés pendant dix ans.
Documents sociaux
Les convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant trois ans.
Cinq ans pour les statuts de la société à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans.
Les sanctions
En revanche, si ces délais ne sont pas respectés, une amende de 10 000 euros est encourue pour non conservation de documents fiscaux. Elle est, selon le Code général des impôts, “applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits”.