Quelles sont les étapes de la destruction d’archives administratives ?
Les administrations sont tenues de collecter des informations, de les gérer et de les archiver. Dans certains cas, les documents sont conservés, mais cela se fait dans un laps de temps déterminé, car le stockage engendre des frais supplémentaires.
Au-delà de ce dernier, l’administration est autorisée à détruire ses archives administratives. Dans cet article, vous pourrez découvrir la démarche à suivre.
Pourquoi détruire des archives administratives ?
La conservation de données se fait généralement par précaution. En effet, la société ou le particulier pourrait en avoir besoin en cas de litige. Néanmoins, avec le passage du temps, les archives deviennent ingérables au point où il est parfois indispensable de recourir aux services d’une agence de stockage. Cela engendre bien évidemment des frais conséquents pour la main-d’œuvre, mais également pour la location des locaux d’archivage. Par conséquent, pour réaliser des économies, il est conseillé de procéder à la destruction des archives administratives. Néanmoins, pour éviter d’éventuelles poursuites pénales ou judiciaires, il faudra suivre certains principes.
Le processus de destruction des archives administratives
La première étape consiste en la sélection des documents archivés qu’il est possible de détruire. Pour ce faire, il faudra les choisir en fonction du :
- Temps légal de conservation ;
- La nature du document ;
- L’importance du document.
Une fois que les piles ont été établies, il est possible de procéder à la destruction. Pour ce faire, vous pourrez soit le faire vous-même. Sinon, il existe des entreprises spécialisées dans ce domaine. Néanmoins, avant de procéder à la destruction de tout document, il sera indispensable d’en référer au département responsable des archives, pour avoir leur aval. Pour ce faire, il est nécessaire de leur envoyer une demande écrite relatant les titres des documents que vous désirez détruire, le nombre d’archives, les diverses observations ainsi que leur date de réalisation.
Pour conclure, une destruction d’archives est un processus long qui doit se faire selon les règles mises en place par la loi. Il est possible de les retrouver dans le RGPD.